myDATA μετά τη διαβίβαση: Κανόνες και παγίδες

Έβγαλες ένα παραστατικό, πήρε ΜΑΡΚ, και μετά κατάλαβες ότι έχει λάθος. Τι κάνεις τώρα; Η απάντηση δεν είναι «το διορθώνω». Από τη στιγμή που ένα παραστατικό διαβιβάζεται στην ΑΑΔΕ, δεν αλλάζει και δεν σβήνεται. Υπάρχει όμως συγκεκριμένος τρόπος να το διορθώσεις, και εδώ τον βλέπεις βήμα προς βήμα, με πίνακες, διαγράμματα και παραδείγματα.

Τι σημαίνει ότι ένα παραστατικό διαβιβάστηκε

Όταν η ΑΑΔΕ δεχτεί ένα παραστατικό, το καταχωρίζει και σου γυρίζει τρία πράγματα:

Από εκεί και πέρα ο αριθμός του παραστατικού έχει «καεί» στη σειρά σου για πάντα. Όταν εκδίδεις μέσω παρόχου τιμολόγησης, δεν μπορείς να το ακυρώσεις ή να το σβήσεις. Ό,τι αλλάζει, αλλάζει με νέο παραστατικό. Ο πελάτης και εσύ μπορείτε πάντα να ελέγξετε ένα παραστατικό από το QR ή το ΜΑΡΚ στην πλατφόρμα της ΑΑΔΕ. Αν δεν εμφανίζεται εκεί, για την ΑΑΔΕ δεν έχει εκδοθεί.

Έκανα λάθος. Τι κάνω;

Βρες τη δική σου περίπτωση στον πίνακα:

Οι κανόνες του πιστωτικού

Δελτίο αποστολής: πότε ακυρώνεται

Το δελτίο αποστολής (παραστατικό διακίνησης, τύπος 9.3) είναι η μόνη περίπτωση όπου υπάρχει ακύρωση. Έχει δικό του κύκλο ζωής στην ΑΑΔΕ, και από το σημείο που βρίσκεται εξαρτάται τι επιτρέπεται.

Πριν ξεκινήσει η διακίνηση

Αν το δελτίο είναι ακόμα στο πρώτο βήμα, ακυρώνεται:

• ·Η ακύρωση παίρνει δικό της ΜΑΡΚ, ξεχωριστό από του δελτίου.
• ·Το δελτίο μένει στην ΑΑΔΕ ως ακυρωμένο. Δεν σβήνεται.
• ·Ο αριθμός δεν ελευθερώνεται. Το νέο δελτίο παίρνει επόμενο αριθμό.
• ·Ένα ακυρωμένο δελτίο δεν μετράει για την προθεσμία του τιμολογίου.
• ·Ακυρώνονται μόνο τα δελτία 9.3. Αν η διακίνηση δηλώθηκε πάνω σε τιμολόγιο, διορθώνεται με πιστωτικό 5.1.

Αφού ξεκινήσει η διακίνηση

Από εκεί και πέρα το δελτίο προχωρά μέχρι το τέλος. Τι γίνεται εξαρτάται από το φορτίο:

Και το τιμολόγιο;

Τιμολογείς πάντα ό,τι παραδόθηκε πραγματικά:

Ποιος κάνει τι

Την τρέχουσα κατάσταση και το ιστορικό ενός δελτίου μπορούν να τα δουν και οι τρεις.

Δελτίο αποστολής ή τιμολόγιο: ποια είναι η σωστή μέρα

Εδώ γίνονται τα περισσότερα λάθη στη χονδρική.

• ·Η προθεσμία μετράει από το πρώτο δελτίο. Αν στείλεις 40 τεμάχια στις 10 Μαρτίου και 60 στις 20, το τιμολόγιο πρέπει να έχει βγει έως τις 15 Απριλίου.
• ·Ένα τιμολόγιο μπορεί να καλύψει περισσότερα δελτία, αρκεί να μη χαθεί η προθεσμία του πρώτου.
• ·Το τιμολόγιο αναφέρει τα ΜΑΡΚ των δελτίων. Έτσι η ΑΑΔΕ συνδέει τη διακίνηση με την πώληση.
• ·Το δελτίο έχει νόημα όταν τα ποσά δεν έχουν οριστικοποιηθεί ή όταν τιμολογείς περιοδικά. Σε κάθε άλλη περίπτωση, ένα τιμολόγιο κατά την αποστολή αρκεί.
• ·Δελτίο που δεν τιμολογήθηκε εγκαίρως είναι από τα πρώτα που ελέγχονται. Κράτα λίστα με τα ανοιχτά δελτία και κοίτα την κάθε εβδομάδα.
• ·Επιστροφή από πελάτη: δελτίο με σκοπό «Επιστροφή» (ή αντίστροφη διακίνηση) και πιστωτικό 5.1.

Λιανική και χονδρική: τι αλλάζει

Οι κανόνες της διόρθωσης είναι ίδιοι. Η καθημερινή δουλειά όμως διαφέρει πολύ.

Μερικές λεπτομέρειες που παίρνουν τους ανθρώπους απροετοίμαστους:

• ·Ο αριθμός των 11 ψηφίων είναι συνήθως ΑΜΚΑ. Το ΑΦΜ έχει 9 ψηφία. Αν ο πελάτης λέει ότι «δεν δέχεται το ΑΦΜ του», αυτό είναι το πρώτο που ελέγχεις.
• ·Το δελτίο αποστολής θέλει διεύθυνση φόρτωσης και παράδοσης. Είναι υποχρεωτικά στοιχεία, μην τα αφήνεις γενικά.
• ·Καταναλωτές άλλης χώρας της ΕΕ: το καθεστώς OSS αλλάζει τον ΦΠΑ των αποδείξεων. Ισχύει μόνο αν είσαι εγγεγραμμένος.
• ·Μετρητά: υπάρχει όριο 500 € ανά συναλλαγή. Στη χονδρική μετράει η καθαρή αξία. Πάνω από αυτό απαιτείται τραπεζικό μέσο. Επιβεβαίωσέ το με τον λογιστή σου πριν το εφαρμόσεις.

Οι τρόποι πληρωμής στο myDATA

Η ΑΑΔΕ ζητά να δηλώνεται πώς πληρώθηκε κάθε παραστατικό:

Ο κωδικός πρέπει να ταιριάζει με το πώς πληρώθηκε πραγματικά ο πελάτης. Για περιπτώσεις που δεν είναι ξεκάθαρες, όπως η αντικαταβολή, ρώτα τον λογιστή σου ποιον κωδικό να χρησιμοποιείς και κράτα τον ίδιο συνεπώς.

Αν πουλάς και σε επιχειρήσεις, δες και τι αλλάζει με την υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση B2B στον οδηγό PrestaShop και myDATA.

Οι 13 παγίδες και πώς τις αποφεύγεις

Έξυπνα tips για την καθημερινή δουλειά

• ✅Μία ματιά κάθε πρωί στα παραστατικά που δεν έχουν σταλεί ή έχουν απορριφθεί. Αν τα δεις την ίδια μέρα, διορθώνονται σε δύο λεπτά.
• ✅Έλεγχος ΑΦΜ πριν την έκδοση, όχι μετά. Ένα λάθος ΑΦΜ κοστίζει πιστωτικό και νέο παραστατικό.
• ✅Σύγκριση στο τέλος κάθε μήνα: τα σύνολα των παραστατικών σου πρέπει να ταιριάζουν με όσα βλέπει η ΑΑΔΕ.
• ✅Δική του σειρά για κάθε σύστημα ή κατάστημα.
• ✅Ημερολόγιο για τα δελτία αποστολής: γράψε την ημερομηνία του πρώτου δελτίου και την προθεσμία. Μια υπενθύμιση στις 10 κάθε μήνα αρκεί.
• ✅Κράτα τον λόγο κάθε πιστωτικού. Ο λογιστής σου θα τον ζητήσει στο κλείσιμο.
• ✅Δοκιμή με μία παραγγελία μετά από κάθε αλλαγή στο σύστημα ή στον πάροχο.
• ❌Μην εκδίδεις παραστατικό πριν είναι σίγουρη η παραγγελία: αν ακυρωθεί πριν εκδοθεί, δεν υπάρχει τίποτα να πιστωθεί.
• ❌Μην ξαναστέλνεις με επανάληψη ένα σφάλμα επικύρωσης (λάθος ΑΦΜ, κενό υποχρεωτικό πεδίο). Διόρθωσε πρώτα τα στοιχεία.
• ❌Μην αφήνεις το δελτίο αποστολής χωρίς τιμολόγιο μετά την προθεσμία.

Τι γίνεται όταν κάτι αποτύχει τεχνικά

Αν ένα παραστατικό δεν φτάσει στην ΑΑΔΕ για τεχνικό λόγο, για παράδειγμα επειδή δεν υπήρχε σύνδεση με τον πάροχο, εκδίδεται κανονικά με ένδειξη αποτυχίας διαβίβασης και διαβιβάζεται εκ των υστέρων.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορώ να ακυρώσω ένα παραστατικό που έχει ΜΑΡΚ;

Όταν εκδίδεις μέσω παρόχου, όχι. Τα τιμολόγια και οι αποδείξεις διορθώνονται με πιστωτικό και νέο παραστατικό. Η μόνη εξαίρεση είναι το δελτίο αποστολής, που ακυρώνεται πριν ξεκινήσει η διακίνηση.

Πώς διορθώνω ένα λάθος ΑΦΜ σε τιμολόγιο που στάλθηκε;

Κόβεις πλήρες πιστωτικό τιμολόγιο 5.1 για το αρχικό και μετά εκδίδεις νέο τιμολόγιο με το σωστό ΑΦΜ. Το ίδιο ισχύει για κάθε λάθος στα στοιχεία του πελάτη ή της εταιρείας σου.

Ο πελάτης ζήτησε τιμολόγιο αφού πήρε απόδειξη. Τι κάνω;

Ο συνηθισμένος τρόπος είναι να πιστώσεις την απόδειξη με πιστωτικό λιανικής 11.4 και να εκδώσεις το τιμολόγιο. Επιβεβαίωσε με τον λογιστή σου ότι αυτός είναι ο τρόπος που εφαρμόζει στην περίπτωσή σου.

Πόσα πιστωτικά μπορώ να κόψω για το ίδιο τιμολόγιο;

Όσα χρειάζονται, αρκεί το σύνολό τους να μην ξεπερνά την αξία του αρχικού. Μετά από μερικά μερικά πιστωτικά, μπορείς να πιστώσεις μόνο το υπόλοιπο.

Πότε πρέπει να βγάλω το τιμολόγιο μετά από δελτίο αποστολής;

Έως τη 15η του επόμενου μήνα από την αποστολή των εμπορευμάτων, μετρώντας από το πρώτο δελτίο. Στο τιμολόγιο αναφέρεις τα ΜΑΡΚ των δελτίων.

Μέχρι πότε μπορώ να ακυρώσω ένα δελτίο αποστολής;

Μέχρι να ξεκινήσει η διακίνηση, δηλαδή μέχρι να παραλάβει τα εμπορεύματα ο μεταφορέας. Η ακύρωση παίρνει δικό της ΜΑΡΚ και ο αριθμός του δελτίου δεν ξαναχρησιμοποιείται. Μετά την έναρξη δεν ακυρώνεται: ο παραλήπτης το απορρίπτει, ο μεταφορέας δηλώνει αποτυχία ή μερική παράδοση, ή γίνεται επιστροφή με νέο δελτίο και πιστωτικό όπου χρειάζεται.

Τι κάνω αν έκανα λάθος στο δελτίο αλλά το φορτίο έχει φύγει;

Δεν ακυρώνεις. Αν το φορτίο θα παραδοθεί κανονικά, τιμολογείς ό,τι παραδόθηκε πραγματικά. Αν δεν γίνεται δεκτό ή δεν παραδίδεται, ακολουθείς τη διαδρομή απόρριψης ή αποτυχίας παράδοσης και επιβεβαιώνεις την επιστροφή όταν γυρίσουν τα εμπορεύματα.

Τι γίνεται αν μια διαβίβαση αποτύχει;

Αν είναι τεχνικό πρόβλημα, το παραστατικό εκδίδεται με ένδειξη αποτυχίας διαβίβασης και διαβιβάζεται εκ των υστέρων, όσο πιο σύντομα γίνεται. Αν είναι λάθος στα στοιχεία, διορθώνεις και στέλνεις ξανά.

Πριν προχωρήσεις

Το άρθρο είναι ενημερωτικό και δεν αποτελεί φορολογική συμβουλή. Ο τρόπος διόρθωσης, οι προθεσμίες και το αν χρειάζεσαι ψηφιακή διακίνηση ή ειδική αντιμετώπιση εξαρτώνται από την επιχείρησή σου και πρέπει να επιβεβαιώνονται με τον λογιστή σου. Αν έχεις απορίες για το πώς εφαρμόζονται στο δικό σου e-shop, γράψε μας.